全球65%專案會面臨失敗，如何在時間、範疇與成本的三重限制下取得成功？

文：Ingrid

根據《哈佛商業評論》的全球一篇報導指出，目前全球只有35%的專案重限制下專案是成功的，而成敗的會面關鍵原因就在於專案管理技巧是否有與時俱新，下面就會針對專案的臨失三大要素：「時間」、「範疇」與「成本」，敗何本介紹該如何打造成功的時間專案計畫。

管理一個專案需要在時間、範疇範疇與成本的與成三重限制下取得平衡，才能維持專案的成功品質，無論是全球專案企劃書或是計畫書，都該就這三個面向策劃專案。專案重限制下

專案企劃書＆計畫書有什麼不同？

一個專案的會面文件可以分為企劃書（Proposal）與計畫書（Plan）：

• 企劃書的功用是「初步的提案」，概述專案的臨失目的、執行方式並提交給主管，敗何本評估專案的時間可行性、預算規劃、可動用的資源等。
• 計畫書的則是用在「執行規劃」，定義專案的執行範圍與細部的工作規劃。

企劃書其實也能當計畫書使用，因為文件的重點在於內容而非名稱，內容不夠詳盡無論名字叫企劃書或計畫書都對執行人員沒有幫助。

有技巧地撰寫專案計畫書

一個成功的專案計畫書有這四點項目，有邏輯地呈現專案的範疇、時間與成本。

目標與目的

目標指的是專案結束時要交付的成果，目的則是指專案成功時會帶來的影響，明確的目標與目的，才能讓執行人員清楚自己扮演的角色，範例如下：

專案目標：研究客戶樣貌並紀錄5個客戶的痛點。

專案目的：讓PM更了解客戶需求，規劃更明確的產品優化方向。

工作目標與時間表

確定專案目標後，應該制定明確、可衡量、有時間限制的成功指標，寫出任務項目、進度排程、可交付的成果、每個階段的任務與里程碑，在結案後才可以回顧任務是否有達成。

工作分配表

明確列出每個參與專案的協作者角色，並分配每個任務的負責人，任每一個參與者都瞭解誰是主導者、決策者或執行者，有助於專案執行時的溝通。

項目計劃細項

一個專案從開始到結案可能會花費數月的時間，完成上述三點大項目後，就該完善專案的細節，如將工作拆分成子項目、訂出開始與截止日，並指派任務的負責人與關係人等等。

計畫書的模板其實都大同小異，重點是填寫的內容要詳細又有邏輯，讓所有參與專案的人都清楚自己的任務與目標，好的開始就是成功的一半，一個好計畫就能讓專案的執行事半功倍。

Photo Credit: shutterstock / 達志影像

規劃並執行專案預算的三個技巧

在專案的生命週期中，除了要隨時追蹤掌控的人員與工作項目進度，「預算」的使用也要了然於心，根據PMI的調查中發現有10%的專案預算都是白白浪費掉的。

俗話說沒錢萬萬不能，若沒有好好掌控預算的花費，除了要承擔超支的後果，最糟糕的狀況是面臨專案終止的危機，所以下面就有三個規劃專案預算的技巧，幫助大家善用每一筆費用。

從成本估測專案預算

寫企劃書時要估算專案預計使用到的工具、硬件、軟體，統計這些成本的金額後，向上提交確認預算總金額，並在專案執行的過程中合理分配、持續追蹤，確保專案可以順利進行。

制定預算管理辦法

確認好預算計畫後，應該要妥善分配資源的支出項目與使用時間，在計畫書中寫下每個工作項目的成本與預算負責人，制定好費用政策，讓每筆支出都在專案關係人的核可下執行。

預算執行與追蹤

能確實執行的預算才是好預算，利用專案預算管理工具，詳實紀錄支出並實時更新，隨時比較「計畫」與「實際使用狀況」，確保專案能順利執行。使用《COMMEET》的好處就是能即時管理、查閱、追蹤專案預算，在實際使用狀況低於預算時智能提醒，幫助專案經理聰明地管理每一筆支出。

專案管理一個很重要的技巧就是「讓所有人達成共識」，確保所有的需求都有得到相關人士的認同，詳細記錄後傳達給所有參與者，現在有許多數位工具可以讓資訊更即時，並利用系統建立自動化的一套管理的流程，讓專案計畫可以確實地執行。

本文經COMMEET 差旅及費用管理系統授權刊登，原文刊登於此
原標題：全球 65% 的失敗專案，計畫與管理技巧是成敗關鍵

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責任編輯：溫偉軒
核稿編輯：翁世航